共享会议室（共享会议室的概念）

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共享会议室收费及使用等事项说明

共享会议室

收费及使用

按照《大连理工大学共享会议室及报告厅管理实施细则》文件规定，学校将于2023年6月份开始收取2023年度上半年的共享会议室使用费。此次为新文件发布以来首次收费，为了便于工作开展，现就共享会议室的收费和使用等事项作如下说明共享会议室，请注意查收！

○共享会议室收费类型○

1►

学校直接管理的共享会议室

收缴到学校共享会议室专用资金账号，按学校标准计收费用。

2►

学校授权二级单位管理的共享会议室

收缴到授权二级单位共享会议室专用资金账号共享会议室，按二级单位制定标准计收费用，年底收费总金额的30%划转到学校，其余部分授权二级单位留用。

3►

学部（学院）专用会议室

不收费，学部（学院）自行维护。

收费类型

○共享会议室预约及计费流程○

1.预约会议室

教职工可以通过办事大厅中的会议室预约入口或业务系统中的公共资源信息平台、移动端i大工中的资源预约服务预约会议室。

PC端：

（1）校园门户→业务系统→公共资源信息平台→会议室→选择会议室；

（2）办事大厅→会议室预约→选择会议室。

i大工：

服务→资源预约→会议室→选择会议室。

会议室预约界面

2.预约计费

（1）各会议室按照收费类型设置相应的收费账号；

（2）预约界面中显示会议室的收费标准，预约后系统将根据预约时间计算并提示此次预约所产生的费用；

（3）确认预约费用，完成预约，使用费计入相应收费账号。预约会议开始时间30分钟前可取消预约，不产生使用费，30分钟内不可取消预约，正常计费；

（4）预约人及单位管理员可通过预约时生成的会议ID在公共资源信息平台“报表”界面查看相关收费报表。

会议室预约计费界面

收费报表界面

预约及计费流程

○共享会议室缴费流程○

注意事项：

1.收费工作每半年进行一次，资产与实验室管理处将在每年6月和12月开展上、下半年的收费工作；

2.预约人需在预约缴费单上填写缴费账号及经费负责人姓名，并由经费负责人签字；

预约缴费单样式

3.二级单位填写报销单时务必要将同一收费账号的会议室使用费填写至一张报销单；

4.二级单位将预约缴费单Excel表格（填写缴费账号及经费负责人，务必与纸质版预约缴费单内信息一致）发送至邮箱；

报销单及预约缴费单纸质版由二级单位统一送至资产与实验室管理处公房管理科（主楼西侧楼416室）；

5.缴费工作须于预约缴费单生成日期后一个月内完成，资产与实验室管理处将根据各单位缴费情况进行考核，逾期未完成缴费的单位将在年底绩效考核时予以核减；

6.每年12月，资产与实验室管理处完成二级单位向学校缴纳30%费用的收缴工作。